Программные продукты для коллективной работы и общего доступа к различной корпоративной информации через веб-интерфейс, или коротко - Порталы, являются одними из самых популярных и продаваемых на мировом рынке. Согласно исследованию, проведенному компанией Gartner, несмотря на общее сокращение расходов на программное обеспечение, рынок этих продуктов вырос в 2001 году на 59 %.

Программные технологии для создания корпоративных порталов начали появляться с середины 90х годов, однако популярность стала к ним приходить, начиная с 2001 года. Не последнюю роль в этом сыграл появившейся сравнительно недавно язык XML, предназначенный для интеграции и обмена информацией между различными системами. В отличие от большинства бизнес-приложений, которые обычно усложняют существующую инфраструктуру, порталы предназначены для ее упрощения. Эти продукты позволяют создавать веб-страницы для сотрудников, клиентов или партнеров компании, через которые можно получить доступ к любой необходимой информации, предназначенной как для общего доступа, так и для внутреннего использования. Это могут быть обычные документы MS Office, базы данных, почтовые сообщения и т.д. Большим преимуществом порталов является возможность централизованного управления доступом к информации, а также возможность создания единого представления для документов.

До недавнего времени единственным способом работы с файлами было использование файлового сервера, то есть набора общих папок на одном или нескольких компьютерах, в которые сотрудники компании складывали плоды своего труда. После нескольких лет использования такого сервера он часто начинал превращаться в помойку ненужной информации, найти в которой что-то становилось все трудней и трудней. В результате большая часть времени сотрудников расходовалась просто на поиск необходимого документа. Администраторам приходилось устраивать периодические чистки файловых серверов, что при большом объеме информации является весьма нетривиальной и рискованной задачей.

Использование порталов позволяет кардинально изменить подход к хранению и работе с файлами, упростить администрирование хранилищ файлов и выделить важную информацию так, чтобы она не терялась среди всех документов. На сегодняшний день на рынке существуют несколько крупных производителей такого рода программных продуктов. Это IBM (WebSphere Portal), Oracle (Oracle9iAS Portal), Sybase (Sybase Enterprise Portal), Sun Microsystems (Sun ONE Portal). Разумеется, в стороне от этого не могла остаться и компании Microsoft. В 2001 году она выпустила свой продукт под названием SharePoint Portal Server (SPS), который довольно быстро стал популярным благодаря своей простоте и хорошей рекламной кампании со стороны производителя и партнеров.

Сервер поставляется в виде отдельного продукта. Рекомендованная Microsoft конфигурация компьютера для его работы: Intel Pentium III или выше, 256 Мб оперативной памяти, 550 Мб свободного места на диске и операционная система Window 2000 Server или Window 2000 Advanced Server. Реально для работы продукта лучше иметь минимум 512 Мб оперативной памяти. Для удобной работы с порталом также придется установить небольшую клиентскую часть, хотя, если вся работа происходит только через веб-интерфейс и с использованием MS Office XP, то это не обязательно.

Документы в SPS хранятся в базе данных, аналогичной используемой в Exchange Server 2000 (Web Storage System). Доступ к файлам возможен тремя способами.
Первый - это, как было указано выше, через веб-интерфейс. Такой способ позволяет значительно раздвинуть географические границы применения продукта. Наличие выхода в интернет и браузера Microsoft Internet Explorer 5.0 и выше может оказаться достаточным для того, чтобы получить все последние новости о работе компании или посмотреть свежие версии документов.
Второй способ более удобен для работы внутри локальной сети и позволяет представить хранилище документов в виде общей папки в сетевом окружении. Вся работа в этом случае происходит по аналогии с обычными папками, за исключением некоторых новых возможностей работы с файлами, о которых будет рассказано ниже.
Третий способ дает возможность работать с порталом непосредственно из приложений MS Office. Необходимая функциональность уже встроена в MS Office XP. Для предыдущей версии «офиса» придется установить клиентскую часть.
Некоторые административные действия могут быть выполнены только при использовании общих папок. Обычная же работа сотрудников может выполняться, с использованием лишь веб-интерфейса, что значительно облегчает процесс внедрения продукта в крупных компаниях.

К сожалению, на сегодняшний день компания Microsoft не выпустила русскоязычную версию продукта, однако она доступна у некоторых партнеров компании за дополнительную плату. В связи с этим в некоторых случаях будут приводиться англоязычные термины, необходимые при работе с порталом.

Основным назначением SPS является гибкая и удобная возможность управления документами (Document Management). Рассмотрим, как это происходит. Все пользователи в рамках портала делятся на Читателей (Readers), Авторов (Authors) и Координаторов (Coordinators). Права настраиваются по аналогии с правами на обычные папки Windows 2000. Координаторы исполняют роль администраторов портала и занимаются настройкой прав доступа и функциональности. Доступность документа для чтения, изменения и движение документа в рамках портала можно рассмотреть на примере трехуровневой модели, изображенной на рисунке.

Первый уровень - это Читатели, которые имеют возможность просматривать содержимое документов. Они видят только то, что было специально опубликовано (Publish) для общего доступа. Рабочие копии документов (working copy) для них недоступны.
Второй уровень - это Авторы документов, т.е. те пользователи, которые имеют право вносить изменения в документы.
Третий уровень - это Автор, который непосредственно в данный момент работает с документом (Current Author).

Важным свойством системы является предоставление возможности вносить изменения в документ в определенный момент времени только одному человеку.

Проблема совместной работы с одним файлом, например, с таблицей Excel, остро возникает в тот момент, когда несколько человек пытаются его изменить. Если сотрудник компании хочет просто посмотреть на некоторые таблицы и не собирается там ничего менять, то все остальные вынуждены ждать, когда он закроет этот файл или пытаться различными способами выяснить, кто же мешает им выполнять свои непосредственные обязанности. Как правило, это осуществляется с помощью телефонного обзвона потенциальных пользователей документа. К сожалению, продукты MS Office при совместной работе с файлами показывают то имя пользователя, которое было прописано в момент установки программы, или изменено в параметрах приложения, и оно далеко не всегда соответствует действительности. В случае некорректного выхода из программы Excel, например, при зависании компьютера, файл может надолго оставаться в режиме «только для чтения», и очевидно потребуется вмешательство администратора для вывода его из этого состояния. Кроме того, если с файлом работает большое количество сотрудников, то определить, кто внес в него какие изменения, не представляется возможным; и в случае возникновения каких-либо проблем виноватого найти будет нереально. Для решения всех вышеперечисленных проблем и была разработана и внедрена в SPS описываемая ниже концепция совместной работы с документами.

Если Автор берет документ на редактирование, то он переводит его в состояние «Взят на Редактирование» (Check Out). При этом остальные Авторы имеют возможность только читать документ. Имя Автора, взявшего документ на редактирование, отображается в информационной панели, при этом указывается имя пользователя, под которым он зашел в домен Active Direcory. Остальные Читатели продолжают видеть предыдущую опубликованную версию документа, и все изменения, вносимые в документ до его последующей публикации, будут им недоступны. После редактирования документа Автор переводит его в состояние «Сдан» (Check In), т.е. дает возможность другим авторам взять его на редактирование. Когда авторы документа решат, что его можно показывать всему остальному миру, документ переводится в состояние «Опубликован» (Published) и становится доступным для поиска и просмотра всеми Читателями.

Каждая версия документа в системе имеет свой номер. В процессе редактирования документа при выполнении процедуры Check Out, Check In изменяется младший номер версии. После публикации документа меняется старший номер. В системе хранится история изменений всех документов, что дает возможность в случае необходимости произвести откат к любой более ранней версии.

Часто возникает необходимость перед публикацией документов получить «добро» начальства. Такая возможность существует в портале. Называется она Утверждение (Approval). Для этого необходимо в свойствах папки, в которой хранится документ, поставить соответствующий флажок, после чего выбрать сотрудников, утверждающих документ, и один из трех способов утверждения. Первый способ требует, чтобы свое «добро» дали все сотрудники из списка по очереди, в определенном порядке. Второй способ предполагает одновременное утверждение документа всеми необходимыми лицами. Третий способ дает возможность утвердить документ лишь одному сотруднику из списка, после чего он будет опубликован. Если документ переводится в состояние Published в папке, которая настроена на необходимость утверждения находящихся в ней документов, то все сотрудники, участвующие в процедуре утверждения, получают уведомления по электронной почте со всеми необходимыми ссылками и могут быстро утвердить или отклонить документ.

Каждый документ в системе имеет свой профиль, т.е. набор метаданных, описывающих этот документ. Это может быть имя автора, категория документа, ключевые слова и т.д. Профиль отображается в левой информационной панели при просмотре через общие папки, или рядом со ссылкой на документ - при использовании веб-интерфейса. Наличие такого профиля позволяет легко найти нужный документ по его характеристикам.

Помимо основных функций управления документами, рассмотренных выше, SharePoint Portal Server обладает рядом дополнительных возможностей, облегчающих жизнь пользователю. К их числу относится возможность разбиения документов по категориям, подписка на обновления, а также возможность обсуждения документа в форуме. Рассмотрим по порядку каждую из этих возможностей.

В профиле документа можно указать, к каким категориям он принадлежит, в результате чего он окажется доступен в различных разделах портала. Например, если один и тот же документ предназначен для отдела продаж и маркетинга, то, указав в нем нужные категории, он будет виден из соответствующих разделов портала, относящихся как к отделу маркетинга, так и к отделу продаж. При достаточно большом объеме документооборота эта функция может значительно ускорить поиск нужных документов, так как сотрудникам компании не придется изучать всю иерархию общих папок, а будет достаточно заглянуть лишь в свою категорию. Ответственность за наличие документа в соответствующей категории возлагается на автора документа. Вопрос присвоения документу определенных категорий можно отдать на откуп и самому серверу. В состав продукта входит некий интеллектуальный помощник, который после анализа существующего разбиения документов по категориям способен, по утверждениям компании Microsoft, самостоятельно определять, к какой категории следует отнести тот или иной документ.

Подписка является удобным инструментом для отслеживания изменений в документах и появления новых документов. Если вы подписаны на какой-то раздел в системе, и в этот раздел добавляется новый документ или в нем происходит обновление версии существующего документа, то на ваш адрес электронной почты придет уведомление, после чего достаточно будет нажать на ссылку, указанную в письме, чтобы тут же ознакомиться с содержимым файла.

Процедура согласования документов обычно сопровождается длительными обсуждениями необходимых поправок. Если над документом работает много человек из разных отделов, то сбор всех дополнений и изменений может оказаться довольно тяжелой и иногда практически невыполнимой задачей из-за частого отсутствия нужных людей на рабочем месте. Если все-таки удастся придти к окончательной версии, то вспомнить, кто какие поправки, когда и зачем вносил, будет уже практически невозможно. Для решения этих проблем в портал была добавлена возможность обсуждения документа в форуме. К каждому документу, хранящемуся в системе, можно привязать отдельный форум, в котором сотрудники могут высказывать свои замечания. В результате сохраняется история всех поправок с указанием имени автора, внесшего полезное замечание.

Среди наиболее заметных недостатков продукта можно выделить два из них. Первый - это отсутствие возможности архивации отдельных документов. Необходимо делать полный бэкап всей базы. Второй - в случае отклонения документа, требующего утверждения, Автор не получит уведомления об этом. Первый недостаток должен быть исправлен в следующей версии продукта, второй может быть исправлен в результате доработок, предоставляемых некоторыми компаниями.

Возможности рассмотренного продукта позволяют значительно увеличить эффективность работы сотрудников с документами и, в долгосрочной перспективе, уменьшить затраты на обработку документов. На сегодняшний день SharePoint Portal Server кажется наиболее доступным и популярным решением для построения корпоративных порталов. По заявлению Microsoft, за один год с начала выхода продукта было продано более 3-х миллионов клиентских лицензий. В планы компании входит интеграция продукта с Microsoft BizTalk Server, введение единой точки входа для различных приложений (single sign-on), введение возможности личной настройки веб-страниц, а также интеграция с Content Management Server.

Конкуренция среди разработчиков порталов постоянно растет, что должно привести к снижению цен на эти продукты, и они могут стать доступными даже для небольших компаний.