Elektronische Kommunikation mit der Stadt Wien

Werbe-E-Mails, SPAM und Junkmail stellen eine zunehmende Beeinträchtigung im privaten und kommerziellen E-Mail-Verkehr dar. Die bei der Stadt Wien eingehenden E-Mails werden daher einer SPAM-Beurteilung unterzogen. Um einen sicheren und störungsfreien E-Mailverkehr mit der Stadt Wien zu gewährleisten, hat die Stadt Wien einige Hinweise zusammengestellt. Diese Vorgaben sollen sicher stellen, dass Ihre Mitteilungen die Stadtverwaltung problemlos erreichen.

• Elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren
• Unterstützte Dokumentenformate
• Abgewiesene E-Mails

Elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Soweit in den Verwaltungsvorschriften nicht anderes bestimmt ist, ermöglicht es das Allgemeine Verwaltungsverfahrensgesetz (AVG), Anbringen (das sind Anträge, Gesuche, Anzeigen, Beschwerden und sonstige Mitteilungen) auch elektronisch bei der Behörde einzubringen.

Anbringen an den Magistrat, das Amt der Wiener Landesregierung sowie jene Behörden, für welche die Bürogeschäfte vom Magistrat besorgt werden, können Sie gemäß dieser Bestimmung daher auch elektronisch einbringen. Voraussetzung für die rechtliche Wirksamkeit des Anbringens ist die Berücksichtigung der nachstehenden organisatorischen Beschränkungen und technischen Voraussetzungen.

Elektronische Anbringen können in zwei verschiedenen Varianten eingebracht werden, wobei die Verwendung von Online-Formularen - sofern vorhanden - zu bevorzugen wäre:

Online-Formulare

Im Virtuellen Amt der Stadt Wien können Sie zu den jeweiligen Online-Angeboten Anbringen per Online-Formular rechtswirksam einbringen.

E-Mail

Anbringen per E-Mail können Sie unter der E-Mail-Adresse der jeweils zuständigen Dienst- oder Geschäftsstelle einbringen. Diese Adressen finden Sie im Verzeichnis der Dienststellen des Magistrats. Anbringen, die an die persönliche E-Mail-Adresse von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gesendet wurden, gelten nicht als rechtswirksam eingebracht.

Anbringen können rechtswirksam überdies nur in den von der Stadt Wien unterstützten Dokumentenformaten eingebracht werden.

Unterstützte Dokumentenformate

In der elektronischen Kommunikation mit der Stadt Wien (E-Mail) werden von der Stadt Wien zahlreiche Kommunikationsformate für Beilagen ("Attachments") unterstützt. Andere Formate werden aus Sicherheitsgründen (Viren) nicht unterstützt.

Dokumentenformate für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Wien

Allgemeine Empfehlungen zum Inhalt von E-Mails

• Verwenden Sie einen aussagekräftigen Betreff in Deutsch.
• Schreiben Sie den Inhalt Ihrer Mail in den Mailtext. Erstellen Sie diesen Inhalt nicht ohne wichtigen Grund mit einem Editor. Auch so lassen sich unnötige "Attachments" vermeiden.
• Die Funktion "Attachment" (Schriftstück/Datei beifügen) ist nur dann notwendig, wenn es sich um ein zu versendendes Schriftstück handelt, das in dieser Form vorliegt oder so weiterbehandelt werden soll. Lassen Sie den Mailtext auch in diesem Fall nicht leer, geben Sie zumindest einen Hinweis auf den Inhalt.
• Verwenden Sie keine selbstentpackenden Archive beim Versenden von Daten. Sie zwingen damit die Empfängerin oder den Empfänger, beim Öffnen ihr oder ihm unbekannte Programme aufzurufen. Gehen Sie lieber davon aus, dass die Empfängerin oder der Empfänger die Daten selber entpacken wird. Darüber hinaus werden diese Dateien teilweise als nicht zulässiges Format nicht akzeptiert.
• Die Dateinamen eines beigefügten Dokuments dürfen keine Sonderzeichen (wie Umlaute oder Satzzeichen) enthalten.

Abgewiesene E-Mails

Blacklisting

Die Stadt Wien weist E-Mails von Providern ab, aus deren Bereich große Mengen von SPAM-Mails versendet werden. Diese Provider werden auf internationalen Listen ("Black-Lists") veröffentlicht, nach denen sich auch die Stadt Wien richtet. Bei Ablehnung Ihrer E-Mail erhalten Sie eine automatische Antwort von der Firewall der Stadt Wien.

Bitte wenden Sie sich im Problemfall daher an Ihren Provider. Sobald dieser seine Streichung von der Liste erreicht hat, können Ihre Mails wieder problemlos die gewünschte Adresse innerhalb der Stadt Wien erreichen.

Greylisting

Die Stadt Wien weist E-Mails von unbekannten AbsenderInnen beim ersten Zustellversuch zurück. Davon sollten Sie nichts merken, da Ihr Mail-Server automatisch einen weiteren Zustellversuch unternehmen sollte, der dann akzeptiert wird. Gegebenenfalls wird Ihre erste E-Mail an die Stadt Wien mit einer Verzögerung von circa 30 Minuten zugestellt. Da Ihre E-Mail-Adresse von nun an als bekannt gilt, ist Ihr weiterer E-Mail-Verkehr mit der Stadt Wien von dieser Maßnahme nicht mehr betroffen. SPAM-Server unternehmen im Gegensatz zu regulären Mail-Servern meistens keine weiteren Zustellversuche, weil sie auf Massensendungen mit hoher Fehlerrate abgestimmt sind. Dadurch trägt diese Maßnahme ebenfalls effektiv dazu bei, die SPAM-Menge zu verringern.

Sollte Ihr Mail-Server die automatischen erneuten Zustellversuche nicht durchführen und Sie eine Mail mit der Fehlermeldung "450 you are greylisted - try again later" erhalten, schicken Sie die E-Mail bitte selbst erneut ab, und melden Sie das Problem Ihrem Provider.

Sie können Ihre Nachricht auch über Bürgeranliegen online an die Stadt Wien richten. Ihre Nachricht wird zuverlässig an den gewünschten Adressaten weiter geleitet.