enable2start-Gründertagebuch: Yolk
FTD-Serie: Zeiterfassung online
Zeiterfassungstools sind umständlich und schwer zu handhaben. Julia Soergel entwickelte zusammen mit Studienkollegen eine intuitiv zu bedienende, webbasierte Lösung. Mit ihr können Freelancer ihre Zeit deutlich einfacher abrechnen und verplanen.
enable2start Gründertagebuch: Auf Wachstumskurs - die 4. Quartalsreportage von Yolk
08.12.2010– Yolk: Mehr Nutzer, ein weiteres Teammitglied, ein weiteres Produkt. Das waren die drei Ziele der Yolk-Gründer für dieses Jahr. Zwei davon haben sie erreicht.Die Nachricht kam in dreifacher Ausführung. Als SMS, als E-Mail und über einen Internet-Nachrichtendienst. Wenn das passiert, heißt es für Julia Soergel: Etwas ist schiefgelaufen. Die Zeiterfassungssoftware Mite hat eine Panne. So wie an diesem 21. Oktober. Die Nachricht lautet "Server nicht erreichbar".
Diese Alarmmeldung musste Soergel am 19. Oktober lesen. Und auch schon am 15. Oktober Bis zu zwei Stunden lang konnten die Nutzer von Mite nicht auf die onlinebasierte Software zugreifen.
Die Ursachen für die Ausfälle lagen jedes Mal bei externen Anbietern. Trotzdem: So eine Pannenserie gab es noch nie in der Firmengeschichte des Mite-Betreibers Yolk - dem Unternehmen, das Soergel 2008 mit Sebastian Munz gründete. Entsprechend war die Stimmung bei Yolk. "Wir waren höchst unzufrieden", sagt Soergel. Managerdeutsch für: "Wir waren richtig angefressen."
Aber die Sache hatte auch etwas Gutes. Denn das Yolk-Team tat etwas, worüber alle Unternehmen reden, aber was kaum eines umsetzt: Sie sprachen mit ihren Kunden. Vier Minuten nachdem der Server abstürzte, informierte Soergel die Mite-Nutzer auf dem Blog von Yolk und über den Kurznachrichtendienst Twitter. Jede neue Information über die Reparatur leitete sie weiter.
| AUSGABEN, EINNAHMEN, KAPITAL, SCHULDENSTAND |
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| Hier steht die Bilanz von Yolk für August bis Oktober 2010 |
Das zahlte sich aus. Auf dem Mite-Blog hagelte es Kommentare. Darunter fast kein einziger negativer. "Der Zuspruch war enorm", sagt Soergel: "Die allermeisten lobten uns: Toll, dass ihr uns so gut informiert." Solche Reaktionen sind für Yolk kein Nice-to-have. Sie sind überlebenswichtig. Denn sie wissen: Zeiterfassungsprogramme gibt es jede Menge, sogar kostenlose. Mite-Nutzer zahlen 5 Euro im Monat. Dafür wollen die Gründer sie spüren lassen: Wir kümmern uns. Und sie bieten ihnen eine Software, die übersichtlich ist, ohne grafische Spielereien und Funktionen, die niemand braucht.
Der Erfolg gibt ihnen Recht. Im Oktober zählte Yolk 5000 zahlende Nutzer. "Das war ein Meilenstein", sagt sie. Nicht im Businessplan, nur in ihren Köpfen. "Diese Zahl ist für uns der Beweis: Es funktioniert." Kein Thema mehr, dass im Sommer die Umsätze plötzlich nicht mehr so schnell wuchsen, wie in den Monaten zuvor. Dass sich Soergel damals Sorgen machte, ob diese Entwicklung für einen Trend stehen könnte. Abgehakt. Sommerloch.
Jetzt wissen sie, sie haben es richtig gemacht. Als sie sich 2008 entschieden, ihren Gratis-Service zu einem Unternehmen zu formen. Als sie den Investoren wegschickten, der sofort einsteigen wollte. Nach dessen Plan hätte Yolk im Jahr 2011 erstmals Gewinn gemacht: 1,4 Mio. Euro. Soergel und Munz machten vom ersten Jahr an Gewinn, dieses Jahr sind es mehr als 50.000 Euro. "Man muss sich entscheiden", sagt Soergel. "Will man eine Million in vier Jahren oder den Break-even in vier Monaten?"
Inzwischen sollen sie sogar anderen erklären, wie das geht: ein profitables Unternehmen ohne Investoren aufbauen, oder auf neudeutsch: Bootstrapping. Darüber hielt Soergel neulich einen Vortrag bei einem Gründernetzwerk. Sie hatte Bauchschmerzen vor dem Auftritt. Seite an Seite mit Referenten, die schon mehrere Unternehmen gegründet haben? "Ich dachte, die haben doch viel mehr Ahnung als ich. Ich kann ja nur erzählen, wie es Yolk gemacht hat."
Und das kann man in einem Satz zusammenfassen: Sparen, wo es geht. Sie sparten an den Gehältern: Bis Mitte dieses Jahres zahlten Soergel und Munz sich ein Pro-Kopf-Gehalt von 2500 Euro im Monat, dann erhöhten sie es auf 3000 Euro.
Sie sparten an der Technik. Brauchte die Software eine Erweiterung, bastelten sie sich zurecht. Erst Anfang 2010 gönnten sie sich neue, größere Server. Und sie sparten an Mitarbeitern. Im Wortsinn. Zwei Jahre führten Soergel und Munz Yolk im Alleingang. Bis sie merkten, dass es auf Dauer zuviel wird, ohne Ersatzmann, ohne Urlaub. Am 1. Mai wurde durch Gregor Martynus aus dem Duo ein Trio.
Anfangs war die Stimmung euphorisch. Endlich mal Zeit wegzufahren. Einfach so, nach Istanbul. "Das ist sehr angenehm", sagt Soergel. "Ohne Gregor wäre das nicht möglich gewesen." Endlich mal Zeit, Dinge an Mite zu verbessern, die schon lange auf dem Zettel standen. Etwa die Übersichtsreports, mit denen die Nutzer problemlos ausrechnen können, wie viel Zeit sie in welches Projekt gesteckt hatten. Phasenweise hatten wir einen Produktivitätsschub", sagt Munz. "Aber unser Output hat sich noch nicht so gesteigert, wie wir es uns vorgestellt hatten."
Teils liegt das daran, dass Abstimmungsprozesse notwendig sind, wenn Martynus eine Arbeit weiterführt, die Munz begonnen hat. "Bislang konnte ich das ja frei Schnauze machen", sagt Munz.
Teils geht es aber auch um Grundsätzliches. Wie viel Features will man in die Software einbauen? Wie viel Kundenwünsche umsetzen? Und sollte man dafür vielleicht einmal einen Testlauf sausen lassen? "Ich bin sehr begeisterungsfähig", sagt Martynus. "Und ich trete eher auf die Bremse und beharre auf Qualitätsstandards", sagt Munz, "mit allen zeitlichen Nachteilen." Sie schauen sich an: "Wir sind eben alle verschiedene Persönlichkeiten."
Dabei wollten sie dieses Jahr noch viel mehr schaffen. Sie wollten ein zweites Produkt entwickeln. "Darum heißt unser Unternehmen nicht Mite. Yolk soll sich zu einer Dachmarke entwickeln." Doch noch haben sie keine Idee. Aber sie werden es angehen, sagt Soergel. Bald. "Finanziell brauchen wir es zwar im Moment nicht", sagt sie. "Aber auf Dauer täte uns ein zweites Standbein gut." Falls mal etwas richtig schiefläuft.
| enable2start - Die neue Staffel |
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| Mit dieser Reportage endet die regelmäßige Berichterstattung über Yolk, Abotic, Silbertool, Captcha-Ad und Latherm. Ein Buch, in dem alle Quartalsreportagen zusammengefasst sind, wird im Frühjahr 2011 erscheinen. |
| Ab dem 10. Januar erscheinen an dieser Stelle Kurzporträts über die zwölf Finalisten der nächsten enable2start-Staffel, aus denen am 18. Januar fünf neue Teams gekürt werden. |
Wenn die richtigen Leute fragen, stellt Yolk-Gründerin Julia Soergel Mite- kostenlos zur Verfügung. Die Richtigen – das heißt: Studenten. Schon mehrere Male hatte Soergel einzelne Studenten ihre Zeiterfassungssoftware ohne Abogebühren nutzen lassen. Ab dieser Woche werden es deutlich mehr. An der Hochschule für Technik im schweizerischen Rapperswill werden 80 Teams von Informatik-Studenten Mite für ein Projekt einsetzen. Gratis, und das für zwei Jahre. Ein Student hatte Soergel danach gefragt, und sie sagte sofort zu.
Warum? "Weil es Nachwuchsförderung ist", sagt Soergel.“ Gerade im Bereich Informatik "Viele werden sich nach dem Studium selbstständig machen." Jeder einzelne ist später ein potenzieller Kunde. Und ein Multiplikator. "Auf jeden, der uns im Studium kennen lernt, kommen schätzungsweise fünf weitere Kunden."
Studenten schon während des Studiums für Mite bezahlen zu lassen, würde hingegen nichts bringen, meint Soergel. "Solange die noch an der Hochschule sind, sind sie sowieso für uns als Kunden verloren. Dann sind die meisten noch nicht bereit, monatlich fünf Euro zu bezahlen."
Obendrein hätten die bisherigen Versuche immer gezeigt, dass Studenten oft ausführliche Erfahrungsberichte schreiben, sagt sie: "So habe wir viele Vorschläge für Erweiterungen erhalten."
Erweiterungsvorschläge hat übrigens auch der Server-Host von Yolk angenommen. Nachdem im Oktober mehrfach Mite wegen technischer Pannen nicht erreichbar war, läuft nun einiges anders. Er stellte leistungsfähigere Rechner auf, baute die Backup-Systeme aus und ließ sich von seinem Serverbetreiber mehr Rechte geben. Einige Anregungen für die Maßnahmen kamen von den Yolk-Gründern.
Jahrelang war Yolk-Gründerin Julia Soergel überhaupt nicht im Urlaub. In diesem Jahr dafür schon zum wiederholten Male. Neulich etwa ein paar Tage in Istanbul. Sie löste sich ab mit Sebastian Munz, der eine Woche in der Toscana verbrachte. Das macht er jedes Jahr. Seine Eltern kauften dort vor Jahren gemeinsam mit Bekannten ein Haus. Und Munz hilft immer bei der Olivenernte. Oder bei Arbeiten im Haus.
Denn zu tun gibt es bei einem alten Anwesen immer etwas. Und natürlich auch die Diskussionen darüber, ob es wirklich so eine gute Idee war, die alte Wand nicht zu verputzen, weil das ja so schön rustikal aussieht - aber leider nicht wirklich regendicht ist. "Das ist auch ein bisschen wie ein Start-up", sagt Munz.
Das sind die Momente, in denen es sich auszahlt, dass das Yolk-Team inzwischen zu dritt ist. "Es ist schön zu sehen, dass alles funktioniert, obwohl jemand weg ist." Auch, wenn die Gründer zugeben, dass sich noch nicht ganz der Effektivitätsschub eingestellt hat, den sie dadurch erhofft hatten, dass im Mai Gregor Martynus dazu stieß.
Sie spüren noch immer, dass es anstrengend sein kann, Dinge abstimmen zu müssen, die früher von selbst liefen. Klar, den Umbau der Übersichtsreports hätten sie nicht so gut hinbekommen, sagt Munz: "Da war es gut, dass Gregor als zweite Kraft dabei war. Aber es braucht eben auch mehr Aufwand, sich abzusprechen."
Vielleicht fehle auch daher noch die Muße sich einmal zurückzuziehen und strategische Dinge anzugehen. "Wir hatten ja die Vorstellung, dass man dann den Kopf für andere Sachen frei hat", sagt Munz, "aber das hat sich noch nicht ganz eingestellt.
Ein zweites Produkt neben der Zeiterfassungssoftware, etwa. Das Umzusetzen war ursprünglich eines der Ziele, das sie sich für dieses Jahr vorgenommen hatten. Noch fehle dafür eine gute Idee "Das zweite Produkt - das ist inzwischen so eine Art Running Gag bei uns", sagt Soergel lacht. "Aber ich sehe dieses Produkt nicht mehr als Geist, der irgendwo über uns schwebt", fügt sie hinzu, "es ist greifbarer geworden. Es braucht halt noch etwas Zeit." Vielleicht sollte man einfach mal wieder ein paar Tage wegfahren und drüber nachdenken. Möglich wärs ja.
Ein Meilenstein, ein Meilenstein. Julia Soergel jubelt: seit Anfang November gibt es 5000 aktive Nutzer ihrer Zeiterfassungssoftware Mite. Naja, streng genommen ist es kein richtiger Meilenstein. Denn dazu wäre Voraussetzung, dass diese Zielmarke im Businessplan von Yolk gestanden hätte. In den aber schrieben Soergel und ihr Mitgründer Sebastian Munz, als sie 2008 aus ihrem kostenlosen Angebot ein Unternehmen machten, nur eine Vorgabe: 800 zahlende Nutzer. "Ab dieser Zahl waren wir profitabel", sagt Soergel: "aber 5000 ist die Zahl, die für uns bedeutet: es funktioniert." Ein gutes Gefühl. Denn beim Start unkten einige: "Schafft erstmal zehn Nutzer heran, die dafür Geld zahlen."
Ende 2008 hatte Mite bereits 1760 aktive Nutzer, ein knappes Jahr später waren es mehr als 3000. Aktiv definiert das Yolk-Team übrigens so: Der Nutzer hat sich innerhalb der vergangenen 14 Tage mindestens einmal angemeldet, er hat sich insgesamt schon mindestens zehnmal angemeldet, und er hat mindestens fünf Zeiteinträge. "Es müssen alle drei Voraussetzungen zusammenkommen", betont Soergel: "Ich finde, das ist relativ streng. Ich kenne Firmen, wo 'aktiv' bedeutet: einmal in den letzten vier Wochen online."
Die Nutzer werden nicht nur mehr, sondern auch immer internationaler. Mehr als die Hälfte von ihnen stammt aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz. Aber es gibt auch Mite-Nutzer in den USA, Australien und Neuseeland, in den meisten europäischen Staaten und sogar einen in Taiwan.
Einige davon seien Deutsche, die im Ausland leben, sagt Soergel. Viele einheimische Nutzer gebe es aber beispielsweise in den USA. Und in skandinavischen Ländern. "Dort sehen wir auch noch großes Potenzial", sagt Soergel. Zum einen, weil die meisten Skandinavier sehr gut Englisch sprächen – bislang die einzige fremdsprachige Version von Mite. "Außerdem haben Skandinavier eine gewisse Affinität zu schlichtem Design", sagt Soergel. Das könnte auch der Grund sein, warum es in Frankreich verhältnismäßig wenige Nutzer geben. "Dort mag man es etwas bunter, glaube ich." Und Englisch mag man dort ja auch nicht ganz so gern, heißt es.
Mit als zwei Jahre an der Spitze eines erfolgreichen Unternehmens - und trotzdem nervös, wenn es darum geht, öffentlich über dieses Unternehmen zu reden? Doch, das geht. Yolk-Gründerin Julia Soergel war vom Entrepreneurs Club Berlin eingeladen worden. Ein "Netzwerk von Gründern für Gründer" sei das, sagt Soergel. Aber dennoch hatte sie etwas Magengrummeln als sie dort einen Vortrag vor mehr als 100 Zuhörern halten sollte. "Ich dachte, da sind bestimmt einige, die deutlich mehr Ahnung haben als ich. Leute, die schon fünf Unternehmen gegründet haben."
Denen sollte Soergel von Bootstrapping erzählen - also, wie man ein Unternehmen ohne Business Angels und Investoren aufbaut - rein aus den eigenen Umsätzen. Letztlich machte ihr der Vortrag Spaß, sagt Soergel. Auch wenn sie keine großen Weisheiten hätte verkünden können: "Die Hauptregeln sind zu sparen, wo es irgendwo geht und ein Geschäftsmodell zu finden, das schnell Geld bringt."
Gerade der letzte Punkt ist weniger banal als er scheint. Kurz nach Gründung von Yolk kontaktierte ein Investor Soergel und ihren Mitgründer Sebastian Munz. Und der hätte erstmal Geld ausgeben wollen, bevor er etwas einnimmt. Nach seiner Rechnung hätte die Entwicklung des Unternehmens so ausgesehen: 200.000 Euro Investitionssumme - vor allem für Marketing und Personal. Folge wäre im ersten Jahr 2008 ein Minus von 160.000 Euro gewesen - und dafür einen Gewinn von 1,4 Mio. Euro im Jahr 2011.
Der Plan der Yolk-Gründer sah für 2008 eine bessere Zahl vor: eine schwarze Null. Und klar, ihr Gewinn wird auch kommendes Jahr keine 1,4 Mio. Euro betragen. Aber schon dieses Jahr immerhin rund 50.000 Euro. Und: bei dem Investorenmodell hätte Yolk inzwischen zehn Mitarbeiter statt dreien - mit entsprechenden Gehältern. "Man muss sich entscheiden", sagt Soergel: "Will man die Million in vier Jahren oder den Break-even in vier Monaten?"
Wie sieht die finanzielle Entwicklung bei Yolk aus?
Yolk entwickelt sich finanziell betrachtet wieder hervorragend. Der schwache Juli entpuppte sich rückblickend betrachtet nicht als Anzeichen eines langfristigen Trends, sondern schlicht als Sommerloch.
Im August erholte sich das Umsatzwachstum deutlich; Im September zog es so stark an, dass wir uns sogar über das kräftigste Monatsplus unserer jungen Unternehmensgeschichte freuen durften. Nach Abzug der Kündigungen verzeichnete Mite im September 103 neue zahlende Accounts mit insgesamt 317 neuen zahlenden Nutzern.
Welche Projekte stehen derzeit an?
An erster Stelle steht für uns eine grundlegende Überarbeitung der Projekt-Detailreports. Diese Reports fassen alle wichtigen Informationen von einzelnen Projekten in Mite zusammen: Wie viele Stunden wurden bereits investiert – wie viel Zeit bleibt noch übrig, um innerhalb des veranschlagten Rahmens zu bleiben? Wie stellt sich der Umsatz im Vergleich zum geplanten Budget dar? Auf welche Leistungskategorien verteilen sich die erfassten Stunden und auf welche Teammitglieder?
Die Informationen, die auf den Projekt-Detailreports parat gestellt werden, können die User auch für Kunden freigeben – diese greifen dann über einen geschützten Link auf den Report zu und können sich so über den aktuellen Stand ihres Projekts auf dem Laufenden halten.
Projekt-Detailreports existieren bereits heute in Mite. Wir sehen aber noch viel Luft nach oben. Zum einen sind die Detailreports visuell noch nicht an den aktuellen Stand von Mite angepasst. Zum anderen möchten wir auch die Art der Informationspräsentation überarbeiten: Kennziffern und Diagramme möchten wir auf ihre Essenz reduzieren und mehr in den Vordergrund stellen. Unsere Kunden und die Kunden unserer Kunden sollen schneller erfassen können, was wirklich wichtig ist und sich nicht durch eine Vielzahl an Daten wühlen müssen.
Gab es auch Niederlagen?
Im Oktober mussten wir leider dreimal eine Nicht-Erreichbarkeit unseres Dienstes verzeichnen. In der Summe konnten betroffene Nutzer etwa drei Stunden nicht auf ihr Mite zugreifen.
Die erste Nicht-Erreichbarkeit wurde durch einen Fehler in der Stromversorgung unseres primären Rechenzentrums ausgelöst. Die nächtlichen Ausfälle Nummer zwei und drei gingen beide auf das Konto von defekten Netzwerkswitches. Bereits erfasste Daten waren jedoch selbstverständlich zu keinem Zeitpunkt in Gefahr. Nach Wiederherstellung der Erreichbarkeit konnten alle Nutzer ohne weitere Auswirkungen problemlos weiterarbeiten.
Die Verfügbarkeit von Mite beträgt im Jahresschnitt 2010 zwar immer noch 99,93 Prozent, doch sind wir mit den Ausfällen nichtsdestotrotz höchst unzufrieden. In Zusammenarbeit mit unserem Hoster und dem Betreiber des Rechenzentrums sind wir aktuell damit beschäftigt, die Ursache der Ausfälle vollständig zu klären und diese künftig zu verhindern.
Realistisch gesehen kann jedoch kein Dienst eine Verfügbarkeit von 100 Prozent garantieren. Neben der Klärung der aufgetretenen Fehlers und den anschließenden Maßnahmen, um diese künftig zu verhindern, war für uns daher die Frage wichtig, wie wir mit der Nicht-Erreichbarkeit umgegangen sind. Haben wir während des Ausfalls unseren Kunden die Gründe der Unterbrechung transparent und verständlich kommuniziert? Wussten unsere Nutzer darüber Bescheid, dass wir gemeinsam mit Host und Rechenzentrum an der Fehlerbehebung arbeiten? Erreichte die gute Nachricht, dass Mite wieder erreichbar ist und natürlich alle Daten unversehrt sind, alle Nutzer zeitnah?
Diese Fragen konnten wir mit einem klaren Ja beantworten. Jeder Nutzer, der persönlich bei uns nachhakte, bekam binnen Minuten eine klärende Rückmeldung. Vier Minuten nach Beginn der Nicht-Erreichbarkeit begannen wir zudem über Twitter zu informieren und lieferten kontinuierliche Updates. Auch auf unserem Blog stellten wir bereits während des Ausfalls Informationen parat.
Das Verständnis unserer Nutzer für diesen Fehler war wohl nicht zuletzt dank dieser offenen Kommunikation enorm: statt böser Worte oder Kündigungen erreichten uns fast nur aufmunternde Reaktionen. Ein Geschenk - das uns doppelt antreibt, uns dieses Vertrauen wieder zu verdienen.
Was wird im kommenden Monat wichtig sein?
Im November werden wir vermutlich damit beginnen, die Informationsseiten rund um zu aktualisieren, auf denen beispielsweise eine Produkt-Tour parat steht. Eigentlich war diese Aufgabe für den Oktober geplant, aber zugunsten der Überarbeitung der Projekt-Detailreports verschoben.
Die Fragen beantwortete Yolk-Gründerin Julia Soergel
Es ist wieder passiert. Gerade eine Woche war vergangen seit dem Tag, an dem die Kunden von Yolk nicht auf die Zeiterfassungssoftware Mite zugreifen konnten. In der Nacht von Dienstag auf Mittwoch war die Software 15 Minuten nicht erreichbar, in der Nacht von Donnerstag auf Freitag noch einmal knapp zwei Stunden.
Anders als beim vorhergehenden Absturz lagen diesmal die Probleme beim Host. Ein Netzwerkswitch, der die Software mit dem Internet verbindet, war defekt.
"Zum Unglück ist noch Pech dazu gekommen", sagt Yolk-Gründerin Julia Soergel lakonisch. Immerhin, ernsthafte Konsequenzen für die Nutzer gab es nicht. "Beide Vorfälle passierten nachts", sagt Soergel "fast niemand hat es mitgekriegt."
Der Server-Host aber zog daraus die Konsequenz, sich nächste Zeit ausschließlich darauf zu konzentrieren, mögliche Schwachstellen ausfindig zu machen, sagt Soergel: "Bis zum Ende des Jahres will er keine neuen Kunden mehr aufnehmen."
Aber die Woche brachte auch Positives: Mite ist jetzt offiziell als Wortmarke im deutschen Markenregister eingetragen. Damit hat Yolk in Deutschland die alleinigen Nutzungsrechte für Mite und ähnlich klingende Namen wie Miti oder Nite - zumindest in den Bereichen Software und Dienstleistungen.
Bereits im April hatten die Yolk-Macher dies beantragt, die dreimonatige Frist für Widersprüche war lang abgelaufen. "Aber der endgültige Eintrag steht erst online, wenn das Markenregister seine Daten aktualisiert. Das passiert wohl nicht so häufig", sagt Soergel.
Lange Zeit wollten sie den Namen gar nicht schützen lassen. "Wir waren immer der Ansicht, wer probiert, mit einem ähnlichen Namen Erfolg zu haben, zeigt ohnehin keine Kreativität. Wir fanden, wir brauchen so etwas nicht ernst nehmen."
Aber: Ohne den Eintrag hätte jemand anders den Namen Mite schützen lassen können - und dann Yolk verbieten können, diesen weiter zu nutzen. "Das war der einzige Grund für den Eintrag", sagt Soergel.
Schutz hatten sie sich auch dadurch erhofft, dass der Name Mite sich bereits so auf dem Markt durchgesetzt habe, dass er "notorisch bekannt" sei. Dann erfuhren die Yolk-Gründer von einem Rechtsanwalt, dass ein Produkt dafür in der gesamten potenziellen Zielgruppe einen Bekanntheitsgrad von 80 Prozent haben müsste. "Solche Werte schaffen höchstens Unternehmen wie die Telekom oder die Deutsche Bahn", sagt Soergel.
Die Nachricht erreichte Yolk-Gründerin Julia Soergel vergangenen ‚Freitag gleichzeitig als Mail, als SMS und über einen Internet-Kurznachrichtendienst: "Server nicht erreichbar".
Was war passiert? Im Rechenzentrum, in dem die Server von Yolk stehen, gab es Wartungsarbeiten. Dafür musste die Stromversorgung vom regulären A-Netz auf das B-Netz umgestellt werden, das als Sicherung dient, falls das A-Netz ausfällt. "Das wurde schon öfters gemacht und hat immer geklappt", sagt Soergel. Diesmal klappte es nicht. Obendrein funktionierte der Motor eines Schalters nicht, mit man zum A-Netz hätte zurückschalten können. "Das war schnell wieder in Ordnung gebracht", sagt Soergel, "aber es dauert eben einige Zeit, alles wieder hochzufahren."
Das Ergebnis: Die Yolk-Zeiterfassungssfotware Mite war eine Stunde lang nicht erreichbar. "Das Gute war, dass keine Daten verloren gegangen sind", sagt Soergel. Gut sei aber auch gewesen, wie man reagiert habe. Vier Minuten nach dem "Downtime" schrieb Soergel die erste Twitter-Nachricht an die Mite-User. Dann folgte ein Blogeintrag.
Während Munz das System überwachte, hielt Soergel die Nutzer über alle aktuellen Informationen auf dem Laufenden. Das dritte Yolk-Mitglied, Gregor Martynus, habe noch keine konkrete Aufgabe gehabt. "Sebastian und ich sind nun mal ein eingespieltes Team", sagt Soergel: "Wir werden jetzt überlegen, wie wir die Aufgaben in Zukunft verteilen."
Die schnelle Kommunikation zahlte sich aus. "Die User reagierten extrem verständnisvoll, sagt Soergel. Trotz der Panne will Yolk mit dem Server-Host weiter zusammenarbeiten. "Er trug keine Schuld für den Fehler." Außerdem habe er hervorragend reagiert. "Wir haben während der ganzen Zeit Kontakt übers Handy gehabt", sagt Soergel: "Das ist nicht selbstverständlich." Darüber hinaus habe er direkt den fehlerhaften Motor ausgetauscht und überlege sogar, einen Gutachter einzuschalten, um künftige Pannen zu vermeiden.
Überhaupt, man solle die ganze Sache auch nicht zu ernst nehmen, sagt Soergel: " wir sind ja kein Kernkraftwerk."
Aufatmen beim Yolk-Team. Seit vergangener Woche liegen die Zahlen für den September vor. Und die zeigen: Es geht steil aufwärts. Die Zahl der Nutzer ist um 317 gestiegen. "Das ist der beste Monat der ganzen Unternehmensgeschichte", sagt Julia Soergel strahlend. Und fügt mit Blick auf zehn Tage, die sie im September in Portugal verbrachte, lachend hinzu: "Vielleicht sollte ich öfters in Urlaub fahren."
Damit ist endgültig der Trend von den Monaten zwischen Mai und Juli gestoppt. In diesen Monaten waren die Zuwachsraten bei den neuen Nutzern von Monat zu Monat gesunken. Im Juli etwa hatten lediglich 100 Nutzer neue Accounts eingerichtet. Ab August hatten sich die Zahlen dann wieder verbessert. "Aber wir wollten noch den September abwarten, um Gewissheit zu haben", sagt Soergel, "jetzt wissen wir definitiv: es war nur ein Sommerloch."
Für die Yolk-Macher ist es auch die Bestätigung, dass ihr Konzept aufgeht, dass das beste Marketing daraus besteht, ein gutes Produkt anzubieten. Das half ihnen bei der Entscheidung, jetzt kurzfristig einen Plan umzuwerfen. Eigentlich wollten Soergel und ihre Mitgründer Sebastian Munz und Gregor Martynus die Auftaktseite ihrer Homepage benutzerfreundlicher gestalten. Auch, um potenziellen Neukunden Yolk besser erklären zu können.
Aber diesen Plan haben sie nun verschoben. Stattdessen überarbeiten sie erst einmal die so genannten Detail-Reports. Arbeiten mehrere Mite-Nutzer gemeinsam an einem Projekt, werden in diesen Reports alle wichtigen Informationen angezeigt. Optisch ähnelten diese den Übersichtsreports. Die letztgenannten hat das Yolk-Team aber gerade aufwendig überarbeitet. "Jetzt haben wir einen optischen Bruch zwischen den beiden", sagt Soergel. Da gibt es auf der einen Seite Diagramme in Balken- und auf der anderen in Tortenform. Da gibt es unterschiedliche Farben und Schriftarten. Und: Die Detailreports laufen immer noch über Flash. Eine Technik, die Soergel auf Dauer aus Mite verbannen will.
Diesen Bruch will Soergel nun kitten. Das sei wichtiger als Dinge, die neue Kunden bringen könnten. "Wir haben jetzt ein finanzielles Niveau erreicht, wo wir uns auch vorrangig um die Sicherung des Bestands kümmern können."
Zum ersten Mal seit langem hat Julia Soergel Urlaub genommen. Wie hat Yolk die Arbeit organisiert?
Och, Arbeit können wir; die eigentliche Frage ist: wie organisiert Julia ihren Urlaub? Im Ernst: Gregor Martynus und ich haben uns den Support und anfallende Öffentlichkeitsarbeiten brüderlich geteilt, und kamen damit sehr gut klar. Auch wenn ich in solchen Situationen immer wieder bemerke, wie viel Julia sonst wegarbeitet, finde ich es wichtig, dass wir nun ihren Platz über einen längeren Zeitraum einnehmen müssen. Das erhöht die Ausfallsicherheit unseres Teams und unseres Services.
Im September gab es einige wichtige Updates bei Mite. Was wurde verbessert?
Anfang September haben wir einige gezielte Feinschliffe an der Zeiteingabe vorgenommen, die das Navigieren im Kalender erheblich beschleunigt und vereinfacht haben. Entsprechend positiv - und damit für uns motivierend - waren die Reaktionen von unseren Nutzern.
Den restlichen Monat haben wir - auch wegen der Abwesenheit von Julia - vor allem an internen Verbesserungen gearbeitet - beispielsweise an der noch laufenden Anpassung von Mite an die aktuelle Version des Web-Frameworks Rails und der Programmiersprache Ruby und, unabhängig davon, an der Optimierung einiger "Performance-Flaschenhälse".
Im September hat Yolk über mögliche Werbeformen nachgedacht. Gibt es für Oktober in dieser Hinsicht weitere Pläne?
Diese Konzepte haben wir wegen unserer aktuell sehr positiven Nutzer- und Umsatzzahlen zum überwiegenden Teil wieder in der Schublade verschwinden lassen. Die Ansätze, die wir weiter verfolgen wollen, setzen dort an, wo wir auch bisher unsere Stärken sehen: In der langfristigen Kundenbindung durch Vertrauensaufbau auf allen Kanälen, der Wahrung eines gewissen Stils im Umgang mit potentiellen und aktuellen Kunden und der hohen Qualität des angebotenen Produkts. Hier unseren bisherigen Weg zu verlassen, wäre höchstens kurzfristig erfolgsversprechend, mittelfristig aber zumindest kontraproduktiv.
Was war der größte Erfolg im September?
Ganz schlicht: Julias Urlaub. Dass sie den Rückhalt im Team verspürt, um für einen Urlaub loszulassen, sehen wir als wichtigen Schritt für das gesamte Team an.
Welcher war der stressigste Moment in diesem Monat?
Da muss ich nachdenken... lange nachdenken. Was ja auch sein Gutes hat!
Was waren außerdem wichtige Themen bei Yolk im September?
Mite sitzt nun auch in der Schweiz! Gregor ist nach St. Gallen gezogen. Der Job bringt es zwar mit sich, dass man lediglich einen Internetanschlusses zum Arbeiten braucht, aber diesen braucht es dann doch. Erfreulicherweise hat in St. Gallen just ein sogenannter Coworking-Space eröffnet. Gegen eine kleine Gebühr hatte Gregor so ab dem ersten Tag einen Schreibtisch, Internet und guten Kaffee! Der Umzug war daher sehr geschmeidig, lediglich einen Tag ist Gregor ausgefallen.
Was wird die größte Herausforderung im kommenden Monat?
Für den Oktober haben wir uns das Ziel gesetzt, endlich unsere Promotion-Webseite zu überarbeiten. Insbesondere bei der Präsentation des Funktionsumfangs und dem gesamten Kennenlern- und Anmelde-Prozess des Erstbesuchers sehen wir ganz erhebliches Verbesserungspotential. Aber auch unsere Kundenkommunikation über Blog, Twitter und Mail kann noch besser miteinander verzahnt und integriert werden. Da freue ich mich richtig drauf!
Die Fragen beantwortete Yolk-Gründer Sebastian Munz
Urlaub haben ohne Mails oder Anrufe aus dem Büro - davon träumen nicht wenige. Das Startup Yolk bekommt das hin.
Das Trio ist so professionell organisiert, dass Julia Soergel sich zehn Tage Auszeit nehmen konnte und Sebastian Munz und Gregor Martynus sie reibungslos beim Kundensupport und ihren anderen Aufgaben vertraten.
"Gregor hat eine einzige SMS an Julia geschickt, weil er ein kurzes "Yippie!" über die Zahlen loswerden wollte, die in dieser Woche wirklich toll waren," sagt Sebastian Munz. Sowohl der Umsatz als auch neue Nutzeranmeldungen bei der Zeiterfassungssoftware Mite entwickeln sich gut.
Yolk als Vorbild
Kein Wunder, dass Munz in dieser Woche neben den Kundensupport-Mails noch andere Mails zu beantworten hatte. "Wir bekommen regelmäßig Anfragen von anderen Startups, die zum Beispiel wissen wollen, wie Yolk Zahlungsmodalitäten regelt oder fragen, wie unsere Erfahrungen mit Bootstrapping, also der Gründungsfinanzierung nur mit eigenem Geld sind."
In den USA sei es weit verbreitet, dass junge Unternehmen ihre Erfahrungen anderen Startups zur Verfügung stellen, durch Blogs oder durch Bücher, die reißenden Absatz finden.
Auch Yolk hat darüber nachgedacht, dafür den Yolk-Blog stärker zu nutzen. "Als wir damals unsere ausführlichen Unternehmenszahlen veröffentlicht haben, war das unser populärster Blogeintrag. Es kamen Stürme von Kommentaren," sagt Munz.
Doch so ein ständiger Erfahrungsbericht fordert Zeit. Und in nächster Zeit will Yolk seine Kundenkommunikation erstmal an anderer Stelle verbessern.
In den kommenden Wochen soll die Promotionseite aufgefrischt und angepasst werden. Darunter fällt alles, was außerhalb der eigentlichen Anwendung stattfindet. Zum Beispiel die Seiten auf denen Preismodelle erklärt werden oder die Tour durch die Zeiterfassungssoftware Mite, bei der neue Schwerpunkte gesetzt werden sollen.
Zu dritt ist wieder genügend Arbeitskraft für grundlegende Umbauarbeiten da.
Fest steht: Das Yolk-Trio ist gut koordiniert. Es kann sich gegenseitig vertreten und die alltägliche Arbeit auch zu zweit erledigen, aber es bleibt nicht mehr viel Zeit für Weiterentwicklungen.
Programmieren und nebenher ständig E-Mails checken und Kunden betreuen? Das funktioniert nicht. "Wenn ich programmiere, brauche ich ein paar Stunden Freiraum," sagt Sebastian Munz. "Nebenher den E-Mailverkehr zu erledigen, lenkt dann einfach zu sehr ab."
Denn je nach Anfrage kann der Kundensupport viel Zeit in Anspruch nehmen. Nutzermails zum Preismodell von Mite ließen sich in der Regel schnell beantworten, sagt Munz. "Die bestehen meist aus der ungläubigen Frage, ob es tatsächlich so simpel sei. Antwort: Ja, es ist so simpel."
Geteilte Tage
Etwas mehr Zeit brauchen etwa Anfragen zur Struktur von Mite, oder zum Datenimport oder -export. "Da hängt der Aufwand auch davon ab, wie viel technisches Hintergrundwissen beim Kunden da ist." Zwischendrin allerdings kommen immer noch lobende Mails von Kunden - auch wenn es schon zwei Wochen her ist, dass Yolk die neuen Updates für den Zeiterfassungsbereich freigeschalten hat. "Das freut einen immer wieder," sagt Munz.
Um sich auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren zu können, haben Gregor Martynus und er sich die Tage aufgeteilt: Vormittags übernimmt Martynus den Kundensupport, nachmittags Munz. Mit dieser Lösung funktioniert die Urlaubsvertretung für Julia Soergel, die normalerweise die Kundenkontakte und Öffentlichkeitsarbeit erledigt.
Kurzzeitig funktioniert Yolk sogar als Ein-Mann-Unternehmen. "Am ersten Urlaubstag von Julia ist Gregor in die Schweiz nach St. Gallen umgezogen," erzählt Sebastian Munz. Zum Arbeiten brauchen die drei im Prinzip zwar nur einen Internetanschluss - aber der sollte schon da sein.
Die ersten eineinhalb Tage war Munz deshalb allein für alles verantwortlich. Dann klinkte sich Martynus wieder ein. In St. Gallen hatte kurz zuvor ein sogenannter Coworking Space eröffnet. "Gegen eine kleine Gebühr hatte Gregor deshalb schnell wieder einen Schreibtisch, Internet und guten Kaffee! Der Umzug war insofern sehr geschmeidig, lediglich einen Tag ist Gregor ausgefallen."
Ein einziger Fehler
Die jeweils anderen Tageshälften sind für's Programmieren vorgesehen. "Gregor passt Mite zur Zeit an die aktuelle Version des Web-Frameworks Rails und die Programmiersprache Ruby an. Und ich optimiere einige 'Performance-Flaschenhälse'."
Letzteres betrifft die Schnelligkeit von Anwendungen, die bei der Zeiterfassungssoftware Mite oft benutzt werden - etwa die Überblicksdarstellung der Zeiteinträge nach bestimmten Filterkriterien. Sie benötigen zwar im Einzelfall nur Sekunden, über den Tag zusammengezählt sind es jedoch Minuten. "Das bemerkt der Nutzer und es ist auch für die Belastung unserer Server von Bedeutung," sagt Munz.
Schrittweise Verbesserungen sind also auch als Duo möglich. Bislang läuft alles problemlos. "Uns ist erst ein Fehler passiert," sagt Munz. "Wir haben auf eine Support-Anfrage doppelt geantwortet." Solange nichts Schlimmeres passiert, kann Julia Soergel ihren Urlaub weiter genießen.
Vier Jahre ist ihr letzter längerer Urlaub her. Kein Wunder, dass sich Julia Soergel auf die Pause freut. Zehn Tage wird sie verreisen - ohne Laptop. Eine Premiere, die dadurch möglich wurde, dass das Yolk-Duo zu einem Trio angewachsen ist.
Während sich Sebastian Munz um die Technik kümmert, kann der Dritte im Bunde, Gregor Martynus, Soergel beim Kundensupport für die Zeiterfassungssoftware Mite vertreten.
Jeder kann alles
"Ich werde natürlich für Notfälle per IPhone erreichbar sein," sagt Soergel. Aber sie erwartet einen entspannten Urlaub. Das Team ist eingespielt, und am Montag haben Soergel, Martynus und Sebastian Munz in einem Skypegespräch die letzten Details geklärt. Ist alles besprochen? Haben alle die nötigen Passwörter?
"Wir haben uns zwar bemüht, alles immer redundant zu gestalten, so dass jeder im Prinzip alles erledigen kann. Aber den Kundensupport über Skype habe beispielsweise immer nur ich gegeben", sagt Soergel. "Jetzt haben die anderen zwei endlich auch die Zugangsdaten dafür."
Auch Finanzen und Buchhaltung werden ausschließlich von Soergel erledigt. "Aber da handelt es sich um voraussehbare Dinge wie Umsatzsteuervoranmeldungen. In den nächsten zehn Tagen steht erst mal nichts an." Und im Zweifel können sich Munz und Martynus immer noch mit der Steuerberaterin von Yolk in Verbindung setzen.
Ajax macht Tempo
Pünktlich vor dem Urlaubsbeginn hat das Trio außerdem drei wichtige Updates freigeschaltet. Auf Wunsch vieler Nutzer wurde die Navigation für nachträgliche Arbeitszeiterfassung verbessert. Außerdem gibt es bei der Kalenderanzeige eine neue Funktion: "Bislang musste man mit der Maus über den Wochentag fahren, um zu sehen, ob an einem Tag schon Arbeitszeiten eingetragen sind", sagt Soergel. Jetzt sind "belegte Tage" durch eine neue Hintergrundfarbe sofort erkennbar.
Die dritte und wichtigste Änderung ist für die Nutzer auf den ersten Blick gar nicht sichtbar. "Wir haben im Zeiterfassungsbereich die dahinterliegende Technologie komplett ausgetauscht", sagt Soergel. Die neue Technologie mit Namen Ajax sorgt für deutlich mehr Schnelligkeit. "Wenn ein Nutzer Eintragungen macht, schickte der Webserver bislang eine komplett neu generierte Webseite an den Browser."
Ajax dagegen bewirkt, dass nur die Bereiche der Webseite neu geladen werden, in denen etwas verändert wurde. "Das lässt den ganzen Prozess um bis zu 50 Prozent schneller ablaufen" sagt Soergel zufrieden.
Die Nutzer reagierten mit begeisterten Kommentaren auf Yolks Blog: "Irre schnell!" Oder: "Bin begeistert, wie ihr es schafft, die Einfachheit der Seite beizubehalten und trotzdem mit jeder neuen Version die Usability zu erhöhen."
Qualität geht vor Schnelligkeit
So viel Lob versüßt einem den Tag, gibt Soergel zu. Aber sie betont sofort: Die Verbesserungen an Mite werden erst durch das Feedback der Nutzer möglich. Das ist auch nach Umsetzung der Updates wichtig - "um zu sehen, ob wir die Anregungen gut umgesetzt haben." Zum Beispiel ob das Programm weiterhin in allen Browsern funktioniert. "Wir testen sehr viel mit den zehn gängigen Browsern. Aber bei exotischen Fällen sind wir darauf angewiesen, dass die Leute sich melden, damit wir das nachträglich anpassen können."
Die gute Qualität, die Yolk aufrechterhalten will, zwang sie allerdings an anderer Stelle zu einer harten Entscheidung. Eigentlich wollten die Drei eine Sortieroption im Auswertungsbereich von Mite programmieren, so dass man Zeiteinträge nicht nur nach dem Datum, sondern auch geordnet nach Kunde, Leistung oder Dauer anzeigen lassen kann.
Doch dazu, stellten sie fest, wäre ein kompletter Umbau der Technologie nötig. "Es hätte uns mehrere Wochen gekostet, das in der Qualität umzusetzen, die wir haben wollen", sagt Soergel. Eine zu lange Zeit, entschieden sie. Schnell und schludrig war keine Option. Deshalb wurde das Projekt vorerst mal auf Eis gelegt. Qualität geht schließlich vor.
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FTD.de, 08.12.2010
© 2010 Financial Times Deutschland
Kommentare
- 21.12.2010 13:06:47 Uhr
Tom: Serverkosten
York ist für mich neben chocri und stylight eines der sympathischsten Startups der letzten Zeit. Zum Glück scheinen die Zahlen und die Entwicklung zu stimmen, somit von meiner Seite noch ganz viel Erfolg für die Zukunft.
Nur die IT-Kosten mit monatlich über 900,-€ fallen mir wieder auf. Ihr habt keine Multimedia-Inhalte (Bandbreite, Storage), keine schwierigen Berechnungen (CPU) und auch keine Millionen von User (leider). Da kann das Webhosting doch nicht soviel Geld verschlingen, selbst wenn ggf. ein "extra" Support gebucht wurde? Warum so hohe Kosten bei einem relativ kleinen Projekt?
Viele Grüße
Tom
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