Klein- und Mittelständler: Der Trend geht zur virtuellen Sekretärin

Freiberufler und kleinere Firmen tun sich schwer, für Büroarbeit eine Sekretärin oder Assistenz einzustellen. Immer mehr nutzen deshalb externe Dienstleister für Abrechnungen, Schreibarbeiten und Co., um flexibel zu bleiben. von Sabine Meinert

Lohnt sich ein neuer Mitarbeiter für mich? Diese Frage beantworten Klein- und Mittelständler häufig mit "Nein". Meist lohnt eine feste Kraft nicht, auch wenn es sinnvoll wäre, die Büroangelegenheiten in die immer gleichen Hände im eigenen Haus abzugeben. Außerdem steigt das Risiko für Klein-Firmen, nicht mehr kostendeckend zu arbeiten, wenn zusätzliche Arbeitskräfte lediglich für Büroarbeit eingestellt werden.

Wer sich keine eigene Sekretärin leisten kann, sollte sich eine mieten

Lästig oder nicht - die meisten Freiberufler oder Inhaber kleiner Firmen beuten sich häufig lieber selbst bis zur Erschöpfung aus, bevor sie sich eine Bürokraft leisten, beobachtet Alois Gmeiner. Der Marketingfachmann aus Wien hilft vor allem Gründern und Kleinstunternehmern per Speedcoaching, vor allem die Selbstwahrnehmung zu schärfen und neue Ziele zu definieren. Dabei sieht er sich als Impulsgeber für seine Kunden, die häufig die Kostenfrage zur Kurzvariante der Unternehmensberatung treibt. Und denen oft eine fähige Sekretärin fehlt.

Auslagern, konkret definieren, optimieren

Der Experte ist deshalb öfter der erste Ansprechpartner, wenn der Papierkram den Freiberuflern oder Kleinunternehmern über den Kopf wächst, weil es im Büro einfach nicht rund läuft. Gmeiner empfiehlt dann häufig, die Büroarbeiten auszulagern. So könnten Arbeiten rationalisiert und der Büroablauf optimiert werden, quasi eine "virtuelle Sekretärin" zum Einsatz kommen, sagt er.

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Hinter dem Begriff "virtuelle Sekretärin" verbergen sich Mitarbeiter eines Serviceanbieters, die lästige, aber notwendige Schreibarbeit aller Art erledigen - zum Teil rund um die Uhr und 365 Tage im Jahr. Die Bürokräfte sind aber eben nicht direkt in der Firma anzutreffen, sondern per Telefon, Mail oder Live-Chat mit dem Auftraggeber verbunden.

Auf Wunsch erledigen die virtuellen Mitarbeiter Diktate, digitalisieren Schriftstücke, führen Recherchen durch, managen den Kalender, übernehmen Telefondienste, kümmern sich ums Marketing, schicken Anfragen und Rechnungen an Kunden und Partner. Gern auch mehr. Auf jeden Fall aber nur in dem Umfang, den der Unternehmer für nötig erachtet.

Teil 2: Welche Argumente für und gegen die virtuelle Assistenz sprechen