FTD-Serie: Enable: Besser wirtschaften
Enable ist die Ideengrube für Manager und Unternehmer: mit Lösungswegen, Case Studies und Managementgeschichten zum Nachmachen.
Fahrtenbuch: Dienstwagen und -fahrten richtig abrechnen
Wer richtig Fahrtenbuch führt, kann Steuern sparen. Wer aber Fehler macht, der zahlt drauf. Neue Urteile verschärfen die Regeln noch. Worauf Unternehmer achten müssenEs war ja nur ein Versehen. Sogar eines, das sich beheben ließ. Der brandenburgische Unternehmer hatte irrtümlich die "Ein-Prozent-Regel" angewendet. Eine ziemlich teure Pauschalversteuerung für Dienstwagen. Eigentlich hatte der Unternehmer nur seine tatsächlichen Privatfahrten versteuern wollen. Er legte dem Finanzamt dafür das erforderliche Fahrtenbuch vor, das er nebenbei geführt hatte - gewissenhaft, wie er meinte -, und wollte mehrere Hundert Euro Lohnsteuer zurück. Doch die Beamten rückten keinen Cent heraus.
Zu Recht, denn das Büchlein genügte den Ansprüchen des Fiskus nicht. Zwar hatte der Unternehmer immer hübsch den Kilometerstand nach Ende der Fahrt notiert, ebenso die Tageskilometer, gelegentlich den Zweck oder den Namen des Kunden. Das Ziel aber? Da hatte er sich oft mit Straßennamen begnügt.
Viel zu ungenau, befanden die Richter des Bundesfinanzhofs (BFH, Az.: VI R 33/10). Dass der Unternehmer eine Excel-Tabelle mit dem Kilometerstand zu Fahrtbeginn, dem Grund und dem genauen Ziel nachreichte, konnte ihn nicht retten: Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen sind unzulässig. Also blieb es bei der teureren Pauschalversteuerung.
Am einfachsten: Ein-Prozent-Regel
Der Brandenburger ist nicht der einzige Firmenchef, der sich wegen seines Dienstwagens mit dem Finanzamt herumärgert. Die Beamten scheinen geradezu nach falsch oder schludrig geführten Fahrtenbüchern zu suchen. "Das interessiert fast jeden Betriebsprüfer", sagt Steuerberaterin Roswitha Schelp. Eine Reihe neuer Urteile hat die Anforderungen noch mal präzisiert - und verschärft.
Am wenigsten Ärger hat zweifellos, wer nach der Ein-Prozent-Regel abrechnet. Damit wird die private Nutzung des Dienstwagens mit einem geldwerten Vorteil von monatlich einem Prozent des Bruttopreises angesetzt, mit dem das Auto in den Verkaufslisten steht. Diese Methode darf aber nur nutzen, wer mit dem Dienstwagen zu mindestens 50 Prozent beruflich unterwegs ist. Das Fahrtenbuch ist die Alternative dazu.
Wer einen höheren Anteil an Privatfahrten hat, muss ein paar Monate Fahrtenbuch führen und kann dann auf repräsentative Aufzeichnungen verweisen. In diesen Fällen begnügt sich der Fiskus mit einem beispielhaft geführten Fahrtenbuch, weil der Anteil der absetzbaren Dienstfahrten ohnehin nicht so hoch ist.
Vielfahrer kommen mit pauschaler Regelung am besten weg
Die Ein-Prozent-Regel ist hingegen für dienstliche Vielfahrer geschaffen. Sie ist zwar einfach, aber meist teurer. Und das Finanzamt setzt selbst dann den Bruttolistenpreis des Wagens an, wenn das Auto weniger gekostet hat - Rabatte zählen nicht. Das ärgert die Fahrer dicker Schlitten am meisten: Je kostspieliger der Firmenwagen, desto höher die Steuerlast. "Die Versteuerung der tatsächlichen Kosten der Privatfahrten mithilfe eines Fahrtenbuches ist für Firmenchefs in solchen Fällen erheblich günstiger als nach der Ein-Prozent-Methode", sagt Beraterin Schelp.
Eine andere Frage ist, ob der Fiskus Autos der Luxusklasse überhaupt als Firmenwagen durchgehen lässt. So muss der BFH bald über den Fall eines Tierarztes entscheiden, der mit 400 PS zu seinen Patienten rauschen wollte - er hatte einen Ferrari Spider und einen VW Multivan in sein Betriebsvermögen eingebracht und horrende Kosten verbucht (Az.: VIII R 20/12). Reine Privatsache, fand das Finanzamt.
Luxuslimo? - Da bremst der Fiskus
In einem ähnlichen Fall hatte ein Geschäftsführer zwei private Luxuslimousinen (einen Mercedes SL AMG und einen achtzylindrigen Audi Avant) fast nur für Dienstfahrten genutzt und Werbungskosten in Höhe von gut 111.000 Euro geltend gemacht bei Tantiemen von lediglich 90.000 Euro. Das hielt das Finanzgericht Baden-Württemberg dann doch für ein krasses Missverhältnis (Az.: 2 K 1253/11): Selbst bei einer ausschließlich beruflichen Nutzung spielten hier wohl persönliche Motive, nämlich die Vorliebe für Luxusautos, eine Rolle.
Wie in diesen beiden Fälle ziehen in Deutschland jedes Jahr rund ein Dutzend Unternehmer wegen ihrer Firmenwagen vor die Gerichte. Das zeigt zum einen, wie eifersüchtig in Deutschland ums Auto gestritten wird. Und sorgt zum anderen für eine dezidierte Rechtsprechung, die Unternehmer beachten sollten: In Sachen Fahrtenbuch verlangen die Richter penible Aufzeichnungen für jede einzelne dienstliche Fahrt. Im Detail: Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt, Reiseziel, Reisezweck sowie die Namen der besuchten Geschäftspartner. Wenn es keine konkreten Personen gibt, den Namen der Behörde, Filiale oder Baustelle. Fallen mehrere Geschäftstermine auf einen Tag, genügt es, den Kilometerstand vor dem ersten und nach dem letzten aufzuschreiben, dazu die Reihenfolge. Wer an einem Tag geschäftlich und privat unterwegs ist, muss jede einzelne Fahrt dokumentieren. Für die Privatfahrten reicht ein Hinweis auf die gefahrenen Kilometer.
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Alternative: Fahrtenbuch-App
Schön altmodisch mit Kladde und Kuli, das geht natürlich. Wer will, kann aber auch elektronisch arbeiten, zum Beispiel mit dem Smartphone. Mit einer Fahrtenbuch-App auf dem Handy muss vor Fahrtbeginn nur das Programm aktiviert und der Grund der Fahrt eingeben werden. Programme mit GPS erfassen automatisch die Strecken und die genauen Uhrzeiten und belegen sie. Die Daten können dann an den Firmenrechner übertragen und ausgedruckt werden.
Welche Probleme die Smartphone-Fahrtenbücher aufwerfen könnten, ist unklar: Es gibt noch keine Rechtsprechung dazu. Grundsätzlich müssen sich aus einem elektronischen Fahrtenbuch die gleichen Erkenntnisse ergeben wie aus einem handschriftlichen. Nachträgliche Veränderungen müssen technisch ausgeschlossen sein, so ein Erlass des Bundesfinanzministeriums (Az.: IV C 6 S 2177/07/10004), zumindest aber dokumentiert werden. Eine Excel-Tabelle scheidet zum Führen eines Fahrtenbuches also aus.
Kleine Fehler bleiben erlaubt
Kleinere Mängel am Fahrtenbuch, ob nun handschriftlich oder elektronisch, muss das Finanzamt aber akzeptieren. Sowohl der BFH (Az.: VI R 38/06) als auch das Finanzgericht Düsseldorf (Az.: 12 K 4479/07 Euro) haben das bestätigt. So ist eine Differenz von etwa fünf Prozent zur kürzesten Entfernung laut Routenplaner akzeptabel, 24 Prozent hingegen deuten auf "private Umwegfahrten" hin - so entschieden vom BFH (Az.: VIII B 120/11). Für staugeplagte Vielfahrer auf Dienstreise haben die Richter allerdings ein Herz: "Ist die gewählte Strecke schneller oder sind etwa Baustellen oder hohes Verkehrsaufkommen zu befürchten, sind auch Umwegfahrten akzeptabel", sagt Steuerberater Josef Bühlmaier von der Kanzlei Lehleiter + Partner in Neckarsulm.
Kommt es zur Betriebsprüfung, sollten Unternehmer wissen: Es gibt keine in Euro und Cent definierte Obergrenze für absetzbare Fahrzeugkosten. Das beschert den Beamten Ermessensspielräume - und Unternehmern Verhandlungschancen. Hat sich der Prüfer beim Firmenwagen festgebissen, können sie ihm sein Erfolgserlebnis dort gönnen - und bei der Bewertung des Warenlagers oder der Höhe des Ehegattengehalts auf ein Entgegenkommen pochen. Hier sind oft höhere Steuervorteile in Gefahr. Gibt der Chef bei den Fahrzeugkosten nach, gewinnt er unterm Strich.
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FTD.de, 22.10.2012
© 2012 Financial Times Deutschland
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